如何使用 Google Sheets 和 iPhone 捷徑打造記帳系統

Sun, 17 May 2026 00:00:00 +0000

我原本一直是用一個 APP 在記帳
但想到如果哪天這個 APP 停止服務
那我過去的資料怎麼辦

於是我先把 APP 裡的資料全部匯出
接著跟 AI 研究怎麼做一套簡單的系統

後來架構決定是

Google Sheets：存放所有記帳資料
Apps Script：當作後端 API，處理資料寫入與查詢
iPhone 捷徑：作為前端輸入介面，快速新增支出紀錄

中間卡最久的是 iPhone 捷徑
因為要一個一個動作自己新增
而且 AI 跟我講的動作名稱常常找不到
例如 AI 說 詢問輸入，結果其實叫 要求輸入
還有 AI 說 從清單中選擇，但應該叫 從列表中選擇
而且還有什麼 鍵 值 都搞不懂
抱怨完了XD，就趕快開始吧 😆

建立 Google Sheet 結構

建立工作表與欄位

前往 Google Sheets 建立新檔案
將試算表重新命名為「個人記帳系統」
將預設的「工作表1」重新命名為「設定」
在「設定」分頁輸入以下欄位:

金錢流向類型

A1: 類型
A2~A3: 消費、收入

資金來源帳戶

B1: 帳戶
B2~B5: 現金、信用卡、簽帳金融卡、銀行

消費科目標記 (Apps Script 自動偵測用)

C1: [消費]

消費科目與次科目

D1~I1: 食、衣、住、行、育、樂
D2~D4: 三餐、零食、飲料
E2~E4: 服飾、鞋子、包包
F2~F5: 房租、水電費、網路費、生活用品
G2~G5: 大眾運輸、計程車、加油、停車費
H2~H3: 書籍雜誌、線上課程
I2~I5: 電影、演唱會、旅遊、串流平台

收入科目標記 (Apps Script 自動偵測用)

J1: [收入]

收入科目與次科目

K1~M1: 主動收入、被動收入、其他
K2~K3: 薪資、獎金
L2~L3: 利息、廣告分潤
M2~M3: 中獎、補助

完成後長這樣 👇

建立命名範圍

為了讓 Apps Script 可以動態抓取
要幫每個科目的次科目建立「命名範圍」
這樣抓「食」就能知道底下的「三餐、零食、飲料」

框選「食」的次科目範圍
點選上方選單: 「資料」 → 「已命名範圍」
在右側面板中：
- 名稱輸入: 食
- 範圍確認為: '設定'!D2:D4
- 點擊「完成」

重複此步驟，為每個科目建立命名範圍：

衣 → '設定'!E2:E4
住 → '設定'!F2:F5
行 → '設定'!G2:G5
育 → '設定'!H2:H3
樂 → '設定'!I2:I5
主動收入 → '設定'!K2:K3
被動收入 → '設定'!L2:L3
其他 → '設定'!M2:M3

這裡我踩到了一個坑 🕳️
消費跟支出都有一個叫 其他 的科目
但不能重複命名
所以最後改成 消費其他、收入其他

匯入舊資料

接下來要把以前的資料匯進去
從 APP 匯出的 CSV 欄位是

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2
3


"日期","類型","科目","帳戶","金額","摘要",
"2024-06-03","消費","行-悠遊卡","現金","1200","",
"2024-06-05","消費","樂-旅遊","信用卡","3699","遊樂園",

發現科目跟次科目在同一欄位
於是先用 Python 清理資料
把它們拆成不同欄位

1
2


科目 → 科目,次科目
行-悠遊卡 → 行,悠遊卡

接著回到 Google Sheet

新增年份的分頁，例如 2024
點選 A1 儲存格，上方選單「檔案」→「匯入」
選擇「上傳」，把清理好的 CSV 上傳
匯入位置 →「附加到目前工作表」
分隔符類型 →「半形逗號」
點「匯入資料」

重複以上步驟，把每年的 CSV 匯入對應分頁

Apps Script 開發

撰寫程式碼

點擊上方選單「擴充功能」→「Apps Script」
將專案重新命名為「記帳系統 API」

刪除預設的 myFunction() 程式碼
貼上完整程式碼

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const SHEET_ID = '你的試算表ID'; // 記得改成你的ID
const CONFIG_SHEET = '設定';

// 自動偵測消費和收入的科目範圍
function getCategoryRanges() {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const sheet = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
 const firstRow = sheet.getRange('1:1').getValues()[0];

 const ranges = {};
 let currentType = null;
 let startCol = null;

 firstRow.forEach((cell, index) => {
 const col = index + 1;

 // 找到標記
 if (cell === '[消費]') {
 currentType = '消費';
 startCol = col + 1; // 科目從下一欄開始
 } else if (cell === '[收入]') {
 // 儲存消費範圍
 if (currentType === '消費' && startCol) {
 const endCol = col - 1;
 ranges['消費'] = sheet.getRange(1, startCol, 1, endCol - startCol + 1);
 }
 currentType = '收入';
 startCol = col + 1;
 }
 });

 // 儲存收入範圍（到最後）
 if (currentType === '收入' && startCol) {
 const lastCol = firstRow.length;
 // 找到收入的最後一個有值的欄位
 let endCol = startCol;
 for (let i = startCol; i <= lastCol; i++) {
 if (firstRow[i - 1]) endCol = i;
 }
 ranges['收入'] = sheet.getRange(1, startCol, 1, endCol - startCol + 1);
 }

 return ranges;
}

function doGet(e) {
 const action = e.parameter.action;

 let result;
 if (action === 'getConfig') {
 result = getConfig();
 } else {
 result = ContentService.createTextOutput('{}');
 }

 return result.setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

function doPost(e) {
 try {
 const params = JSON.parse(e.postData.contents);
 const action = params.action;
 if (action === 'addEntry') return addEntry(params);
 return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify({ success: false, error: 'unknown action', action: action }))
 .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
 } catch(err) {
 return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify({ success: false, error: err.toString() }))
 .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
 }
}

function getConfig() {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const sheet = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
 const data = sheet.getDataRange().getValues();
 const headers = data[0];

 const config = {
 帳戶: [],
 類型: [],
 消費科目: [], // 陣列
 收入科目: [], // 陣列
 次科目: {}
 };

 headers.forEach((header, colIndex) => {
 if (!header) return;

 // 跳過標記欄位
 if (header === '[消費]' || header === '[收入]') return;

 const values = [];
 for (let row = 1; row < data.length; row++) {
 if (data[row][colIndex]) values.push(data[row][colIndex]);
 }

 if (header === '帳戶') {
 config.帳戶 = values;
 } else if (header === '類型') {
 config.類型 = values;
 } else {
 // 判斷是消費還是收入科目
 let categoryType = '消費';
 for (let i = colIndex - 1; i >= 0; i--) {
 if (headers[i] === '[收入]') {
 categoryType = '收入';
 break;
 } else if (headers[i] === '[消費]') {
 categoryType = '消費';
 break;
 }
 }

 // 加入陣列（保持順序）
 if (categoryType === '消費') {
 config.消費科目.push(header);
 } else {
 config.收入科目.push(header);
 }

 // 儲存次科目
 config.次科目[header] = values;
 }
 });

 return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify(config))
 .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

function addEntry(data) {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);

 // 從日期取年份
 let year;
 if (data.date) {
 const dateStr = String(data.date);
 if (dateStr.includes('-')) {
 year = dateStr.split('-')[0];
 } else if (dateStr.includes('/')) {
 year = dateStr.split('/')[0];
 } else {
 year = new Date().getFullYear().toString();
 }
 } else {
 year = new Date().getFullYear().toString();
 }

 let sheet = ss.getSheetByName(year);

 if (!sheet) {
 sheet = ss.insertSheet(year);
 sheet.appendRow(['日期', '類型', '科目', '次科目', '帳戶', '金額', '摘要']);
 }

 sheet.appendRow([
 data.date,
 data.type,
 data.category,
 data.subcategory,
 data.account,
 data.amount,
 data.note
 ]);

 const lastRow = sheet.getLastRow();

 // 先為新增的這一行設定驗證
 updateTypeValidation(sheet, lastRow);
 updateCategoryValidation(sheet, lastRow);
 updateSubcategoryValidation(sheet, lastRow);
 updateAccountValidation(sheet, lastRow);

 // 再排序
 if (lastRow > 2) {
 sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 7).sort({ column: 1, ascending: true });
 }

 return ContentService.createTextOutput(JSON.stringify({ success: true }))
 .setMimeType(ContentService.MimeType.JSON);
}

// === 連動下拉選單功能 ===

// 當編輯儲存格時觸發
function onEdit(e) {
 const sheet = e.source.getActiveSheet();
 const range = e.range;

 // 跳過設定分頁和統計分頁
 if (sheet.getName() === CONFIG_SHEET || sheet.getName() === '統計') return;

 const col = range.getColumn();
 const row = range.getRow();

 // 處理類型欄（B 欄）的變更 → 更新科目
 if (col === 2) {
 updateCategoryValidation(sheet, row);
 updateSubcategoryValidation(sheet, row);
 }

 // 處理科目欄（C 欄）的變更 → 更新次科目
 if (col === 3) {
 updateSubcategoryValidation(sheet, row);
 }
}

// 設定類型的驗證
function updateTypeValidation(sheet, row) {
 const typeCell = sheet.getRange(row, 2); // B 欄：類型

 try {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const configSheet = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
 const range = configSheet.getRange('A2:A3'); // 類型範圍

 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();
 typeCell.setDataValidation(rule);
 } catch (err) {
 Logger.log('updateTypeValidation error: ' + err);
 }
}

// 根據類型更新科目的驗證
function updateCategoryValidation(sheet, row) {
 const typeCell = sheet.getRange(row, 2); // B 欄：類型
 const categoryCell = sheet.getRange(row, 3); // C 欄：科目
 const type = typeCell.getValue();
 const currentCategory = categoryCell.getValue();

 // 如果類型欄是空的，清除科目驗證和內容
 if (!type) {
 categoryCell.clearDataValidations();
 categoryCell.clearContent();
 return;
 }

 try {
 const ranges = getCategoryRanges();
 const range = ranges[type];

 if (!range) {
 categoryCell.clearDataValidations();
 categoryCell.clearContent();
 return;
 }

 // 取得有效的科目清單
 const validCategories = range.getValues()[0].filter(v => v !== '');

 // 如果當前科目不在新範圍內，清除內容
 if (currentCategory && !validCategories.includes(currentCategory)) {
 categoryCell.clearContent();
 }

 // 設定新的驗證
 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();
 categoryCell.setDataValidation(rule);
 } catch (err) {
 Logger.log('updateCategoryValidation error: ' + err);
 }
}

// 根據科目更新次科目的驗證
function updateSubcategoryValidation(sheet, row) {
 const categoryCell = sheet.getRange(row, 3); // C 欄：科目
 const subcategoryCell = sheet.getRange(row, 4); // D 欄：次科目
 const category = categoryCell.getValue();
 const currentSubcategory = subcategoryCell.getValue();

 // 如果科目欄是空的，清除次科目驗證和內容
 if (!category) {
 subcategoryCell.clearDataValidations();
 subcategoryCell.clearContent();
 return;
 }

 // 嘗試從命名範圍取得次科目清單
 try {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const namedRange = ss.getNamedRanges().find(nr => nr.getName() === category);

 if (namedRange) {
 const range = namedRange.getRange();
 const validValues = range.getValues().flat().filter(v => v !== '');

 // 如果次科目不在新範圍內，清除內容
 if (currentSubcategory && !validValues.includes(currentSubcategory)) {
 subcategoryCell.clearContent();
 }

 // 設定新的驗證
 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();
 subcategoryCell.setDataValidation(rule);
 } else {
 // 找不到對應的命名範圍，清除驗證和內容
 subcategoryCell.clearDataValidations();
 subcategoryCell.clearContent();
 }
 } catch (err) {
 Logger.log('updateSubcategoryValidation error: ' + err);
 }
}

// 設定帳戶的驗證
function updateAccountValidation(sheet, row) {
 const accountCell = sheet.getRange(row, 5); // E 欄：帳戶

 try {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const configSheet = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
 const range = configSheet.getRange('B2:B6'); // 帳戶範圍

 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();
 accountCell.setDataValidation(rule);
 } catch (err) {
 Logger.log('updateAccountValidation error: ' + err);
 }
}

// 手動執行：為整個工作表設定所有驗證（批次版，更快）
function setupAllValidations() {
 const ss = SpreadsheetApp.openById(SHEET_ID);
 const sheets = ss.getSheets();
 const categoryRanges = getCategoryRanges();
 const configSheet = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);

 sheets.forEach(sheet => {
 // 跳過設定分頁和統計分頁
 if (sheet.getName() === CONFIG_SHEET || sheet.getName() === '統計') return;

 const lastRow = sheet.getLastRow();
 if (lastRow < 2) return; // 只有標題列

 Logger.log(`處理分頁: ${sheet.getName()}, ${lastRow - 1} 筆資料`);

 // === 批次設定類型驗證 ===

 const typeRange = configSheet.getRange('A2:A3');
 const typeRule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(typeRange, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();

 for (let row = 2; row <= lastRow; row++) {
 sheet.getRange(row, 2).setDataValidation(typeRule);
 }

 // === 批次設定科目驗證 ===

 // 先清除 C 欄所有驗證
 sheet.getRange(2, 3, lastRow - 1, 1).clearDataValidations();

 // 取得所有類型值
 const types = sheet.getRange(2, 2, lastRow - 1, 1).getValues().flat();

 // 按類型分組
 const typeGroups = { '消費': [], '收入': [] };
 types.forEach((type, index) => {
 const row = index + 2;
 if (typeGroups[type]) {
 typeGroups[type].push(row);
 }
 });

 // 為每個類型批次設定科目驗證
 Object.keys(typeGroups).forEach(type => {
 const rows = typeGroups[type];
 if (rows.length === 0) return;

 const range = categoryRanges[type];
 if (!range) return;

 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();

 // 批次設定這個類型的所有行
 rows.forEach(row => {
 sheet.getRange(row, 3).setDataValidation(rule);
 });
 });

 // === 批次設定次科目驗證 ===

 // 先清除 D 欄所有驗證
 sheet.getRange(2, 4, lastRow - 1, 1).clearDataValidations();

 // 取得所有科目值
 const categories = sheet.getRange(2, 3, lastRow - 1, 1).getValues().flat();

 // 按科目分組
 const categoryGroups = {};
 categories.forEach((cat, index) => {
 const row = index + 2;
 if (!cat) return;
 if (!categoryGroups[cat]) categoryGroups[cat] = [];
 categoryGroups[cat].push(row);
 });

 // 為每個科目批次設定次科目驗證
 Object.keys(categoryGroups).forEach(category => {
 const rows = categoryGroups[category];
 const namedRange = ss.getNamedRanges().find(nr => nr.getName() === category);

 if (namedRange) {
 const range = namedRange.getRange();
 const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(range, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();

 // 批次設定這個科目的所有行
 rows.forEach(row => {
 sheet.getRange(row, 4).setDataValidation(rule);
 });
 }
 });

 // === 批次設定帳戶驗證 ===

 const accountRange = configSheet.getRange('B2:B6');
 const accountRule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
 .requireValueInRange(accountRange, true)
 .setAllowInvalid(false)
 .build();

 for (let row = 2; row <= lastRow; row++) {
 sheet.getRange(row, 5).setDataValidation(accountRule);
 }
 });

 Logger.log('所有驗證設定完成！');
}

將程式碼第一行的 SHEET_ID 改成你的試算表 ID
ID 怎麼找呢？
先回到 Google Sheet
就是網址中 /d/ 和 /edit 之間的文字

點擊上方的「儲存專案」圖示

部署程式碼

點擊右上角「部署 → 新增部署作業」
- 點擊「選取類型」旁的齒輪圖示 → 選擇「網頁應用程式」
- 說明 →記帳 API v1
- 執行身分 → 我
- 具有存取權的使用者 → 所有人
- 點擊「部署」

點擊「授予存取權」
- 點「Advanced」(或「顯示詳細資訊」)
- 點最下面「Go to … (unsafe)」(或「前往 …(不安全)」)
- 然後按「Continue」(或「繼續」)

部署完成後
有一個 部署作業 ID
記得先複製起來
等一下做捷徑會用到

iPhone 捷徑設定

建立捷徑

在 iPhone 上開啟「捷徑」App
點擊右上角的「+」建立新捷徑
點擊上方「新捷徑」改名為「記帳」

新增動作

【輸入日期】

搜尋並新增「格式化日期」
- 日期選擇「每次都詢問」
- 展開之後，日期格式：選「自訂」
- 格式化字串：輸入 yyyy-MM-dd
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 日期
- 變數設為「格式化的日期」

【輸入金額】

新增「要求輸入」
- 提示輸入 金額
- 後面類型改成要求「數字」
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 金額
- 變數設為「要求輸入」

【載入設定】

新增「取得 URL 內容」
- URL 輸入 https://script.google.com/macros/s/你的ID/exec?action=getConfig
  (你的ID 改成 部署作業 ID)
- 展開之後，方式：選「GET」
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 設定資料
- 變數設為「URL 內容」

【選擇類型】

新增「取得辭典值」
- 鍵值輸入 類型
- 一整句長這樣: 在「設定資料」中取得 類型 的「數值」
新增「從列表中選擇」
- 展開之後，提示輸入 選擇類型
- 一整句長這樣: 從「辭典值」中選擇
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 類型
- 一整句長這樣: 將 類型 變數設為「所選擇的項目」

【選擇帳戶】

新增「取得辭典值」
- 把類型變數刪掉，改「設定資料」變數
- 鍵值輸入 帳戶
- 一整句長這樣: 在「設定資料」中取得 帳戶 的「數值」
新增「從列表中選擇」
- 展開之後，提示輸入 選擇帳戶
- 一整句長這樣: 從「辭典值」中選擇
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 帳戶
- 一整句長這樣: 將 帳戶 變數設為「所選擇的項目」

【根據類型取得科目清單】

新增「如果」
- 把檔案大小變數刪掉，改「類型」變數
- (我在這步卡很久🕳️)
  - 點一下「類型」下面會跳出選單
  - 點一下「文字」會展開類型選單，先點「文章」再點回「文字」，「包含任何數值」就自動變成「是任何」
  - 把 任何 改成 消費 就成功了！
- 一整句長這樣: 如果「類型」是 消費
看不懂的話，我有錄一小段操作 👇

點我打開圖片
新增「取得辭典值」，長按移到在「如果」下面
- 把帳戶變數刪掉，改「設定資料」變數
- 鍵值輸入 消費科目
- 一整句長這樣: 在「設定資料」中取得 消費科目 的數值
新增「取得辭典值」，長按移到在「否則」下面
- 把帳戶變數刪掉，改「設定資料」變數
- 鍵值輸入 收入科目
- 一整句長這樣: 在「設定資料」中取得 收入科目 的數值

【選擇科目】

新增「從列表中選擇」
- 展開選項後，提示輸入 選擇科目
- 一整句長這樣: 從「如果結果」中選擇
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 科目
- 一整句長這樣: 將 科目 變數設為「所選擇的項目」

【選擇次科目】

新增「取得辭典值」
- 把科目變數刪掉，改「設定資料」變數
- 鍵值輸入 次科目
- 一整句長這樣: 在「設定資料」中取得 次科目 的「數值」
新增「取得辭典值」
- 鍵值選擇「科目」變數
  👆 注意「科目」是變數，不是手動輸入的文字
- 一整句長這樣: 在「辭典值」中取得「科目」的「數值」
新增「從列表中選擇」
- 展開選項後，提示輸入 選擇次科目
- 一整句長這樣:在「辭典值」中選擇
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 次科目
- 一整句長這樣: 將 次科目 變數設為「所選的項目」

【輸入摘要】

新增「要求輸入」
- 提示輸入 摘要 (選填)
- 後面類型選擇要求「文字」
新增「設定變數」
- 變數名稱輸入 摘要
- 一整句長這樣: 將 摘要 變數設為「要求輸入」

【送出資料】

新增「取得 URL 內容」
- 把摘要變數刪除，URL 輸入https://script.google.com/macros/s/你的ID/exec
  (你的ID 改成 部署作業 ID)
- 展開之後，方式：選「POST」
- 要求內文選「JSON」
- 點擊「加入新欄位」，選「文字」，依序加入以下 8 個：

鍵值 (皆手動輸入)	文字
`action`	`addEntry` (手動輸入)
`date`	`日期` (變數)
`type`	`類型` (變數)
`category`	`科目` (變數)
`subcategory`	`次科目` (變數)
`account`	`帳戶` (變數)
`amount`	`金額` (變數)
`note`	`摘要` (變數)

【顯示結果】

新增「取得辭典值」
- 鍵值輸入 success
- 一整句長這樣: 在「URL 內容」中取得 success 的「數值」
新增「如果」
- (我在這步卡很久🕳️)
- 先點藍字「檔案大小」，下面會跳出選單，點「文字」會展開類型選單
- 往下滑，選擇「布林值」即可
- 一整句長這樣: 如果「辭典值」
新增「顯示通知」，長按移到在「如果」下面
- (這裡我也卡了一下🕳️) 不知道怎麼把普通文字跟變數放在一起
- 先把辭典值變數刪除，手動輸入文字 $ 記帳成功！
- 再把游標點到 $ 後面，選取「金額」變數
- 一整句長這樣: 顯示通知 $「金額」記帳成功！
新增「顯示通知」，長按移到在「否則」下面
- 跟上個步驟一樣，先把辭典值變數刪掉
- 手動輸入文字 $ 記帳失敗，請重試！
- 再把游標點到 $ 後面，插入「金額」變數
- 一整句長這樣: 顯示通知 $「金額」記帳失敗，請重試！

完成這 28 個步驟後，全部長這樣 👇

點我打開圖片 (超長)

測試捷徑

點擊左上角「返回」，回到捷徑 APP 首頁
點擊「記帳」捷徑
依序選擇
- 日期
- 金額
- 類型 (消費或收入)
- 帳戶 (現金或信用卡…)
- 科目 (食衣住…)
- 次科目
- 摘要
點擊「完成」
應該會顯示 $金額記帳成功！
檢查 Google Sheet 是否有新增一筆資料

加入主畫面

長按「記帳」捷徑
點「詳細資訊」
點「加入主畫面」
自訂圖示和名稱
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之後就能從主畫面一鍵開啟記帳！

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iPhone 捷徑範本連結: https://www.icloud.com/shortcuts/b7bfbee2ac8a454695315496e726785a

記得修改 步驟 5 & 步驟 24
你的ID 要改成 部署作業 ID
一起來記帳吧 ( ´▽` )ﾉ

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